Étude de cas 

Simplifier l’organisation de votre salon avec Odoo, le logiciel qui s’adapte à vos besoins.

Entreprise

Effectif : + de 5500 employés

Contexte du projet 

Notre client avait pour objectif d’organiser un salon professionnel sur 3 jours regroupant 5000 personnes.
Pour les précédentes éditions, le client utilisait des outils tels que Word, Excel notamment pour la réservation des stands, la gestion des inscriptions... Les mails d’inscriptions et de relance étaient effectués manuellement par chaque responsable. 
Le jour J, un listing des participants était imprimé et leur présence était indiquée en surlignant leur nom sur un tableau à leur arrivée. 

Notre client avait comme souhait d’informatiser la réservation des stands, la gestion des inscriptions, les relances par mails... pour ainsi bénéficier d’un gain de temps sur l’organisation. 

Comment informatiser la gestion d’un salon avec le logiciel Odoo ? 

De la réservation des stands avec des superficies différentes, à la gestion des inscriptions, en passant par l’envoi de mail de relance et de SMS d’information, découvrez comment Subteno a accompagné son client dans l’informatisation de son salon.

Solution de Subteno - Intégrateur Odoo 

La réservation des stands

Pour informatiser la réservation des stands, un portail fournisseur a été mis en place, permettant de réserver, en ligne, un ou plusieurs stands. Lors de la réservation du stand, les fournisseurs devaient répondre à plusieurs questions, par exemple, sur l’utilisation d’une standiste avec demande de ces coordonnées. Les fournisseurs pouvaient également payer leur stand directement en ligne sur Odoo et recevoir automatiquement une facture par mail.

Implémentation technique 

Nos experts ont utilisé l’application Site Web de Odoo pour créer un site dédié aux fournisseurs. L’application E-commerce d’Odoo permettait quant à elle de réserver un stand selon la superficie souhaitée. Nous avons ensuite amélioré le flux d’achat en ajoutant des questions relatives à la gestion du stand. Pour le règlement en ligne, nous avons utilisé la fonctionnalité standard d’Odoo en connectant le logiciel à une solution de paiement en ligne. L’envoi automatique des factures a été géré par l’application Facturation d’Odoo. 

La gestion des inscriptions avec envoi d’emails, de SMS et la création de badges d’inscription

Nous avons mis en place un formulaire d’inscription spécifique pour chaque typologie de client : fournisseurs, clients, employés. Chaque formulaire comportait des questions adaptées aux droits des participants, notamment sur leurs jours de venue, leurs moyens de transport et la réservation de repas. La récolte de leur coordonnée et chaque réponse données ont permis de les inscrire, de leur créer un badge entrée et/ou repas avec code barre, et d’envoyer des emails de confirmation d’inscription, de rappel d’événement et même des SMS. 

Implémentation technique

Dans Odoo, nous avons utilisé l’application Sondage pour créer les formulaires avec des règles de visibilités selon des réponses. Chaque réponse des participants les inscrivait à un événement préalablement créé dans l’application Événements.  
Si vous connaissez Odoo, vous savez qu’à partir de l’application Événements, la création de badges au nom des participants est une fonctionnalité standard d’Odoo. De plus, la communication (emails, SMS) dédiée à chaque événement créé se réalise automatiquement, offrant ainsi un gain de temps considérable.  

Le jour J : le scan des badges.  

La création des badges c’est une chose, mais à quoi sert-elle ? 
Les participants sont venus avec leur badge ce qui a permis aux organisateurs de les scanner à l’entrée et aux repas pour ainsi connaître le nombre de personnes présentes sur site et ayant mangé dans le restaurant du salon.  

Implémentation technique

Nous avons connecté Odoo avec des scans TC26 pour permettre le scan des badges à l’entrée du salon et du restaurant.
Pour scanner, Odoo propose une fonctionnalité standard appelée “Bureau d’inscription”, accessible depuis l’application Événements.

Les applications Odoo intégrées par Subteno

Ventes

Site web
E-commerce

Événements

Email Marketing

SMS Marketing

Facturation

Résultat de l'intégration du projet Odoo 

Notre client a bénéficié d’un gain de temps significatif dans l’organisation du salon et le jour J. 
La mise en place et le paramétrage du logiciel Odoo sont primordiaux pour une bonne utilisation et une bonne gestion des différentes fonctionnalités. 
Pour leur prochain événement, des axes d’amélioration sont envisagés pour une organisation encore plus optimisée.